【重要公告】學生信箱 Google Workspace (G Suite) 教育版儲存空間政策異動之因應

根據 Google 於 2021/2 的「Google Workspace for Education (原 G Suite for Education) 儲存空間政策異動」公告,Google 將自 2022/7/1 起限縮全校用戶僅能共同使用 100TB 的儲存空間。

對學校會有甚麼影響
統計目前所有學生帳號儲存空間用量總計約 786TB,大約是 Google 將提供共同使用空間的 7 倍之多,如未能及時於 7/1 前將共用空間縮減至 100TB 以內,屆時所有用戶將無法正常使用 Google Workspace 服務。

學校的決議及對用戶之影響
由於該服務為 Google 所提供,學校能處置的部分非常有限,雖經多次跟原廠業務溝通並爭取優惠,但最終得到的結果還是令人沮喪,因此很遺憾要通知您,經學校會議討論後決議將限縮所有學生(含校友)的帳號儲存空間至 2GB,不會刪除校友帳號。

空間為何比其他學校少
因本校學生帳號為入學即建立配發,並且畢業會保留不刪除,不同於其他學校為申請制,且畢業即刪除,所以本校的帳號總數較多,每個帳號所分配到的空間較小。

為了協助您進行帳戶中的資料搬遷、移轉,我們擬訂了作業時程及參考作法如下:

作業時程

1. 即日起關閉「建立共用雲端硬碟」功能,禁止用戶建立新的共用雲端硬碟 (因共用雲端硬碟雖不計入個人使用空間,但仍佔用全校共用的 100TB 空間;已建立之共用雲端硬碟仍可使用,但亦請儘速搬移)
2. 4/1 起停用使用儲存空間超過 2GB 之帳戶
3. 未能及時完成空間縮減而被停用之帳戶,可於 4/30 日前提出復用申請,以繼續進行資料備份及移轉,惟申請以一次為限
4. 5/1 刪除共用雲端硬碟之所有內容 (資料一經刪除將無法復原)
5. 6/1 刪除儲存空間超過 2GB 之帳號 (帳號刪除後,其所屬資料將一併刪除且無法復原)

空間使用查詢、檔案資料刪除及搬遷之參考作法
1.下列網站有助於您清理檔案資料(包含Gmail、雲端硬碟、共用雲端硬碟及相簿等):
• 請到 https://drive.google.com/settings/storage 查詢您的空間用量
• 請到 https://drive.google.com/drive/quota 刪除「雲端硬碟」中過大或無用的檔案
• 請到 https://drive.google.com/drive/shared-drives 刪除「共用雲端硬碟」中過大或無用的檔案
• 請到 https://drive.google.com/drive/trash 「清空垃圾桶」(必須「清空垃圾桶」空間才會被釋放)
• 請刪除Gmail 中過時或無用的郵件

2.下列網站有助於您匯出及搬移檔案資料(建議在無痕模式下或瀏覽器僅登入單一 Google 帳號下操作)
• 請到 https://takeout.google.com 下載/匯出您的 Google 資料
• 請到 https://takeout.google.com/transfer 將學校 Google Workspace 帳戶內容複製到個人的 Google 帳戶(複製後記得把在學校帳號裡的資料手動刪除,不然 6/1 還是會被刪除帳號)

如有相關問題,歡迎寄至 cc@mail.ntue.edu.tw
感謝您的配合及諒察。